Träger der Europäischen Studienakademie ist die Landesinnung Hessen-Thüringen Kälte-Klima-Technik.

Vorstand: Jürgen Kaul
Geschäftsführer: Manfred Seikel
Studienleiter: Dr.-Ing. Dominik Cibis

Für die ESaK wurde ein Kuratorium gegründet.
Das Kuratorium soll an Entscheidungen über die Entwicklung der Berufsakademie sowie an allen sie betreffenden Fragen grundsätzlicher Bedeutung mitwirken.

Die Vorlesungen, sowie alle mit dem Lehrbetrieb zusammenhängende Aktivitäten, werden von eigenen und externen Dozenten durchgeführt.

Die Prüfungen und die Einhaltung der Prüfungsordnung werden durch die Prüfungskommission überwacht.

An der ESaK gibt es eine Prüfungsordnung und eine Studienordnung.
Hier sind die wichtigsten Aspekte bezüglich des Studienbetriebs geregelt.